Sans entrer dans des aspects trop techniques, on peut dire simplement qu’il s’agit de deux points de vue différents et complémentaires, qui permettent d’évaluer l’état de santé financier et comptable d’une organisation.
S’agissant de la comptabilité, son rôle est d’abord d’enregistrer TOUS les mouvements d’argent (entrées/sorties) de l’organisation ainsi que de tenir compte de certains ajustements de valeur (parfois obligatoires) afin de refléter la valeur « réelle » d’une organisation.
La comptabilité s’appuie sur deux documents fondamentaux :
- le bilan qui sert à établir une photographie de l’état de la fortune d’une organisation à un temps donné. Le document comporte deux sections: L’emploi des ressources (actifs) et l’origine des ressources (passifs), d’une organisation ou d’une entreprise.
- et le compte de « pertes & profits » qui synthétise les dépenses et le revenus, pour obtenir le résultat monétaire net en fin d’année : perte, bénéfice ou équilibre…
Toutefois il faut se rappeler que ces documents comportes des « corrections » et des « ajustements », qui ne se traduisent pas par des sorties/entrées d’argent : exemple les amortissements. Un amortissement consiste à montrer qu’un objet a perdu de sa valeur en cours d’année parce qu’il a été utilisé (voiture, ordinateur), et qu’en conséquence la valeur de ce dernier doit être réduite dans la comptabilité.
Le point de vue « comptable » est donc différent de celui de la finance qui se focalise en priorité sur les engagements d’ordre financiers liés à l’activité d’une organisation.
Par exemple on peut mettre au budget le temps travaillé par un employé dans la phase préliminaire d’un projet, pour en calculer sa viabilité économique. Cela ne donne pas lieu à une écriture pour la comptabilité, car le salaire de l’employé est inclus dans la masse salariale. Par contre cela aura un impact au niveau de la comptabilité analytique (si elle est utilisée) lorsqu’on prendra en considération le temps passé par l’employé.
Tout cela peut sembler compliqué et inutile, voir trop complexe; toutefois ce sont des aspects de base à connaître si l’on veut piloter correctement les finances de son organisation pour atteindre ses objectifs. Un directeur, un cadre, un manager, ou un propriétaire d’entreprise doit connaître les bases de la comptabilité générale et analytique pour assurer une gestion saine.