Entre inflation des coûts, pénurie de ressources et exigences réglementaires croissantes, beaucoup de PME romandes ont la même impression : tout va plus vite… sauf l’interne.
On multiplie les fichiers Excel, les outils et les “petits arrangements” au fil du temps, jusqu’au jour où l’on se rend compte que la machine interne freine la croissance au lieu de la soutenir.
L’objectif de cet article est de proposer des pistes simples, concrètes et réalistes, adaptées aux PME de Suisse romande, pour :
- mieux structurer vos processus,
- tirer parti d’Excel/VBA sur mesure plutôt que de le subir,
- renforcer votre gestion administrative,
- et poser les bases d’une modernisation numérique maîtrisée.
1. Commencer par l’essentiel : clarifier et simplifier vos processus
Avant de parler d’outils, il est utile de répondre à une question simple :
Quels sont les 3–4 processus clés qui font tourner votre entreprise au quotidien ?
Pour une PME, il s’agit souvent de :
- O2C – Order to Cash : de l’offre au paiement client,
- P2P – Procure to Pay : des achats au règlement des fournisseurs,
- RH & temps de travail : gestion des contrats, salaires, absences, planning,
- Clôture & pilotage : budget, prévisions, trésorerie, reporting.
Quelques bonnes pratiques :
- Cartographier à gros traits
- 5 à 7 étapes maximum par processus.
- Qui fait quoi, avec quels documents (Excel, logiciel métier, e-mails, etc.).
- Repérer les points de friction
- Doubles saisies, validations informelles, dépendance à une seule personne, fichiers “secrets”…
- Tout ce qui fait perdre du temps ou crée du stress en fin de mois / fin d’année.
- Simplifier avant d’automatiser
- Supprimer ce qui n’a plus de raison d’être.
- Standardiser les modèles (offres, bons de commande, factures, rapports).
Cette première étape ne nécessite aucun investissement logiciel : elle permet simplement de remettre de l’ordre et de poser un langage commun au sein de l’équipe.
2. Excel/VBA sur mesure : transformer vos fichiers en véritables outils de gestion
Excel est souvent omniprésent dans les PME romandes. Mal utilisé, il devient une source d’erreurs. Bien structuré, il peut se transformer en micro-logiciels sur mesure parfaitement adaptés à votre activité.
Quelques usages typiques d’Excel/VBA en PME
- Budgets et prévisions multi-onglets avec consolidation automatique.
- Suivi de trésorerie détaillé, avec scénarios et alertes simples.
- Calculs métiers spécifiques (ingénierie, laboratoire, finance, production) difficilement réalisables dans des logiciels standards.
- Tableaux de bord alimentés par des extractions comptables ou des exports de logiciels métiers.
Bonnes pratiques pour sécuriser vos fichiers
- Structurer le fichier comme un outil
- Onglets clairement séparés : Paramètres, Saisie, Calculs, Outputs / Rapports.
- Noms d’onglets explicites, champs de saisie identifiables, zones protégées.
- Automatiser ce qui est répétitif
- Import d’exports comptables ou bancaires,
- Génération de rapports PDF,
- Mise à jour de tableaux de bord,
via des macros VBA simples, robustes et documentées.
- Documenter le minimum vital
- Une page “Mode d’emploi” dans le fichier.
- Les grandes étapes du traitement décrites clairement.
- Quelques commentaires dans le code, pour ne pas dépendre d’une seule personne.
- Tester sur des cas réels
- Avant de déployer, tester avec des données de l’entreprise (mais anonymisées si nécessaire).
- Corriger les “cas limites” et prévoir des messages d’erreur compréhensibles.
L’enjeu n’est pas de faire “du VBA pour du VBA”, mais de fiabiliser et accélérer des tâches critiques en restant dans un environnement que vos équipes connaissent déjà.
3. Gestion administrative : remettre de la cohérence et réduire la charge mentale
La gestion administrative est souvent perçue comme une contrainte. Bien organisée, elle devient un système de soutien à la direction et aux équipes terrain.
Trois axes pragmatiques
- Clarifier les rôles et responsabilités
- Qui est responsable des factures clients ?
- Qui valide les factures fournisseurs et sous quels montants ?
- Qui est la personne de référence pour les questions administratives et financières ?
- Standardiser les documents et les routines
- Modèles de contrats, bons de commande, offres, PV de séances.
- Check-lists mensuelles (salaires, paiements, TVA, rappels, clôture).
- Procédures “light” écrites : 1 à 2 pages par processus important, pas plus.
- Mettre en place quelques indicateurs simples
- Délais de paiement clients / fournisseurs.
- Visibilité sur la trésorerie (nombre de jours / semaines de sécurité).
- Charge administrative (temps passé sur certaines tâches clés).
L’objectif n’est pas d’ajouter de la paperasse, mais de gagner en prévisibilité et de réduire les surprises.
4. Modernisation numérique : avancer par étapes, en gardant la maîtrise
La tentation est grande de vouloir “tout changer” d’un coup : ERP, CRM, GED, outils RH, etc. Dans la pratique, les projets qui fonctionnent le mieux sont ceux qui avancent par étapes clairement définies.
Étape 1 : diagnostic des outils existants
- Quels outils utilisez-vous aujourd’hui (comptabilité, facturation, planning, CRM, etc.) ?
- Quelles fonctions sont réellement utiles ?
- Où sont les doublons, les ressaisies, les bricolages Excel ?
Étape 2 : définir des priorités réalistes
- 1er objectif : fiabiliser et simplifier avant d’ajouter de la complexité.
- Choisir 1 ou 2 chantiers prioritaires : par exemple, facturation & relances, ou suivi de projets, ou digitalisation des documents.
Étape 3 : choisir les bons outils… et les bons partenaires
- Solutions adaptées à la taille de votre PME et à votre secteur.
- Attention au coût total (licences, paramétrage, support, temps interne mobilisé).
- Préférer des intégrations simples et robustes plutôt que des “usines à gaz”.
Étape 4 : accompagner les équipes
- Expliquer le pourquoi avant le comment.
- Prévoir des formations courtes, ciblées sur les usages quotidiens.
- Nommer des référents internes capables de faire le lien entre les utilisateurs, la direction et les prestataires.
La modernisation numérique ne consiste pas à empiler des outils, mais à construire un environnement cohérent qui soutient votre stratégie et vos équipes.
5. Et concrètement, par où commencer ?
Pour une PME romande, il est souvent pertinent de démarrer par un diagnostic ciblé, par exemple :
- un état des lieux des principaux processus (O2C, P2P, RH, pilotage),
- un inventaire des fichiers Excel critiques et des risques associés,
- une revue des outils numériques existants et des besoins réels.
À partir de là, il devient possible de définir :
- quelques ajustements rapides (quick wins) : simplification d’un fichier, standardisation d’un modèle, mise en place d’un tableau de bord simple ;
- et un plan de modernisation progressif, adapté à vos ressources et à votre réalité.